Met deze tips is jouw bedrijf optimaal bereikbaar buiten kantoortijd
Veel bedrijven zijn tussen circa 08.00 en 17.00 uur goed bereikbaar. Een klant die overdag belt, wordt netjes te woord gestaan door een medewerker en meteen geholpen óf doorverwezen naar de juiste afdeling. Een fijne klantervaring, zéker als dit vlot verloopt. Hoe zit dat buiten werktijd? Steeds meer mensen vinden het prettig om juist na 17.00 uur contact op te nemen met een bedrijf. Ze zijn onderweg, bellen liever op een moment dat ze benodigde papieren bij de hand hebben of bijvoorbeeld direct kunnen overleggen met hun partner. Niet alle bedrijven hebben de gelegenheid om ook ’s avonds bereikbaar te blijven. Maar, ze willen klanten niet teleurstellen horen wij vaak… Goed nieuws, dat hoeft ook niet. Er zijn genoeg manieren om ook buiten kantoortijd binnenkomende telefoontjes van klanten netjes te behandelen. We zetten een paar tips op een rij:
- Allereerst, het meest eenvoudig is door te werken met een telefooncentrale. De 3CX telefooncentrales van Green XS zijn eenvoudig te implementeren en eenvoudig in gebruik.
- Inventariseer waar klanten voor bellen en op welke manier je de klant kan helpen. Bepaal voor de vijf meest voorkomende vragen een oplossing. De klant kan ook geholpen zijn met een juiste verwijzing naar de website of bijvoorbeeld een direct e-mailadres. Zet de FAQ ook meteen op de homepage, zodat de klant niet onnodig hoeft te zoeken.
- Besteed aandacht aan het ‘bandje’. Kies voor een prettige, duidelijke stem met goed geluid. Behandel in volgorde van belangrijkheid de onderwerpen waarmee je de klant kunt helpen. Green XS helpt hier graag bij en biedt vele mogelijkheden qua stemmen én spreekt ook zelf bandjes in. Het ene of het andere bandje maakt een groot verschil in het professioneel overkomen als bedrijf.
- Wil je in bepaalde gevallen de klant de mogelijkheid geven om toch iemand te spreken? Dat kan! Je kunt eenvoudig doorschakelen op bepaalde tijden of bij belangrijke onderwerpen.
- En tot slot, de muziekkeuze. Op het moment dat je ervoor kiest om door te schakelen, biedt een fijn muziekje de juiste afleiding.
Met deze eenvoudige tips ben je als bedrijf ook buiten kantoortijd professioneel bereikbaar. Je helpt klanten op een vloeiende manier en biedt hiermee een fijne klantervaring.
Meer weten? We helpen je graag!
